Excel là một phần mềm bảng tính được sử dụng rộng rãi trong các công việc văn phòng, kế toán và quản lý dữ liệu. Trong Excel, bạn có thể nhóm các hàng hoặc cột lại với nhau để tạo thành các nhóm dữ liệu, giúp bạn tổ chức và hiển thị dữ liệu một cách dễ dàng và hiệu quả hơn
Lưu ý: Đảm bảo rằng trang tính không có bất kỳ cột ẩn nào trước khi áp dụng bất kỳ phương pháp nào sau đây.
Phương pháp #1: Chọn các cột được nhóm và áp dụng lệnh nhóm
Khi chúng tôi sử dụng phương pháp này, trước tiên chúng tôi chọn các cột mà chúng tôi muốn nhóm và sau đó áp dụng lệnh Nhóm.
Bộ dữ liệu sau đây cho thấy doanh số của các loại máy tính bảng khác nhau trong ba phần tư.
Trong tập dữ liệu trên, tôi muốn nhóm tất cả các cột giữa cột Máy tính bảng và Cột Tổng lớn (để có thể dễ dàng ẩn tất cả dữ liệu doanh số tháng và quý bằng một cú nhấp chuột).
Dưới đây là các bước để nhóm các cột trong Excel:
- Chọn các cột bằng cách nhấp vào tiêu đề của cột B, giữ nút chuột và kéo qua các tiêu đề cột đến tiêu đề của cột M.
- Chọn tab Data , trong nhóm Outline , nhấp vào mũi tên hướng xuống trên nút Group và chọn tùy chọn Group .
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phím tắt Shift + Alt + Mũi tên phải .
Đường viền cấp 1 được tạo như minh họa bên dưới (một đường màu xám xuất hiện trên các cột đã được nhóm):
Khi bạn nhấp vào nút số 1 ở góc trên cùng bên trái (hoặc bạn nhấp vào nút dấu trừ ở góc trên cùng bên phải), tất cả các cột trong nhóm sẽ bị ẩn, như minh họa bên dưới:
Để bỏ ẩn các cột, hãy nhấp vào nút dấu cộng (+) ở đầu nhóm.
Cách tạo các nhóm bên trong
Trong ví dụ trên, chúng tôi chỉ tạo một phác thảo trong đó tất cả các cột đã chọn được nhóm lại.
Bây giờ bạn có thể làm theo các bước tương tự và tạo các nhóm bên trong nhóm chính.
Ví dụ: trong dữ liệu của chúng tôi, chúng tôi đã nhóm tất cả dữ liệu của tháng lại với nhau sau đó chúng tôi cũng có thể tạo các nhóm bên trong cho từng quý.
Chúng tôi muốn tạo một nhóm cột bên trong trong nhóm này.
Dưới đây là các bước để tạo một nhóm cột bên trong:
- Chọn các cột mà chúng tôi muốn đưa vào nhóm bên trong. Chúng tôi muốn bao gồm các cột B, C và D trong trường hợp này.
- Chọn tab Data , trong nhóm Outline , nhấp vào mũi tên hướng xuống trên nút Group và chọn tùy chọn Group .
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phím tắt Shift + Alt + Mũi tên phải .
Nhóm bên trong được tạo:
Lưu ý rằng vì chỉ có thể nhóm các cột liền kề nên chúng tôi sẽ phải lặp lại quy trình cho bất kỳ nhóm nào khác mà chúng tôi muốn tạo.
Chúng ta có thể nhóm ba cột trước cột Tổng số 1,2,3 theo cùng một cách.
Bây giờ chúng ta có 2 cấp nhóm cột:
- Một nhóm cấp 1 bên ngoài được tạo thành từ các cột từ B đến M.
- Ba nhóm nội cấp 2; cột BD, cột EH và cột JK.
Để thu gọn tất cả các nhóm bên trong, hãy nhấp vào nút cấp 2 ở bên trái của các nhóm.
Để thu gọn từng nhóm bên trong, hãy nhấp vào nút trừ (-) ở đầu nhóm.
Phương pháp #2: Chọn các ô trong cột được nhóm và áp dụng lệnh nhóm
Thay vì chọn các cột được nhóm và sau đó áp dụng lệnh Nhóm, chúng tôi chọn các ô trong các cột mà chúng tôi muốn nhóm và áp dụng lệnh Nhóm.
Bộ dữ liệu sau đây cho thấy doanh số của các loại máy tính bảng khác nhau trong ba phần tư.
Chúng tôi muốn nhóm tất cả các cột giữa Tablet và cột Grand Total .
Dưới đây là các bước để nhóm các cột trong Excel:
- Chọn ít nhất một ô trong các cột mà chúng ta muốn nhóm.
- Chọn tab Data , trong nhóm Outline, nhấp vào mũi tên hướng xuống trên nút Group và chọn tùy chọn Group .
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phím tắt Shift + Alt + Mũi tên phải .
- Trong hộp thoại Nhóm mở ra, chọn tùy chọn Cột và sau đó nhấp vào Ok.
Nhóm cấp 1 được tạo như hình bên dưới:
Khi đường viền đã được tạo, bạn có thể nhanh chóng ẩn các cột bằng cách nhấp vào nút dấu trừ ở phần trên cùng bên phải của trang tính (nút dấu trừ nằm ở cuối đường kẻ màu xám).
Ngay khi bạn nhấp vào nút dấu trừ, tất cả các cột bạn đã nhóm sẽ bị ẩn và bạn sẽ nhận được kết quả như hình bên dưới.
Để bỏ ẩn các cột, nhấp vào nút dấu cộng (+) ở đầu nhóm.
* Cách xóa một đường viền trong các cột được nhóm
Để loại bỏ tất cả các nhóm cột, hãy làm như sau:
- Mở tab Data , trong nhóm Outline , nhấp vào mũi tên xuống bên dưới nút Ungroup và chọn tùy chọn Clear Outline .
Các bước khác sẽ ngay lập tức loại bỏ đường viền trong tất cả các nhóm cột sẽ biến mất.
Trong hướng dẫn này, tôi đã trình bày một số phương pháp mà bạn có thể sử dụng để nhóm các cột trong Excel một cách nhanh chóng.
Bạn cũng có thể chọn các cột (hoặc các ô trong cột mà bạn muốn nhóm) theo cách thủ công, rồi nhóm chúng bằng các tùy chọn trong dải băng.